Il est si facile pour un entrepreneur de devenir moins productif. Sans patron pour te remonter les bretelles, tu glisses doucement sur la pente (très glissante) de la procrastination. Dans ton rôle de freelance, chef d’entreprise ou gérant, tu perds les notions de timing et de deadlines. Tu t’englues dans des stratégies abracadabrantesques, des listes des tâches qui ne cessent de s’allonger et des réunions qui n’en finissent jamais. Pourtant, il est possible d’agir. Après avoir analysé si tu es bien concerné par l’improductivité, découvre tous les outils pour booster le décollage foudroyant de ton business.

Sommaire

Es-tu un entrepreneur productif ?

Pour savoir si tu as réellement besoin de ces outils, encore faut-il savoir si tu es le roi de la productivité ou non. Le sais-tu toi-même ? Te rends-tu compte de la façon dont tu gères ton temps durant une journée de boulot ?

Être un entrepreneur productif, c’est consacrer la majorité de sa journée à des tâches représentant une réelle valeur ajoutée. Si tu ne sais pas réellement comment ta journée est découpée, c’est souvent mauvais signe. Si tu passes un temps très variable sur internet, c’est sûrement que tu peux être happé par un contenu web ou non, selon les jours, ce qui n’est pas un signe d’efficacité.

Si as tendance à passer toute la matinée à répondre à tes emails et aux notifications de tes comptes Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn…, c’est sans doute un peu beaucoup, à moins d’être community manager.

Il faut aussi voir comment tu gères ton planning. Est-ce que tu en as un ? Est-ce que tu le respectes ? Est-ce que tu as le temps d’avoir des activités autres que professionnelles dans ta journée : famille, amis, sport, loisir, … ?

Savoir si on est un entrepreneur productif

Ton sentiment d’avancer dans une stratégie clairement construite est aussi important. Si tu as l’impression de faire du surplace, de ne pas te focaliser sur l’essentiel, de t’être pris les pieds dans les futilités, il faut réagir.

En fin de compte, la question essentielle est de savoir si toi, tu es satisfait de ta productivité au travail. Il faut voir cela au regard de tes attentes et objectifs. Bien sûr, ces derniers doivent être réalistes pour que tu puisses les atteindre raisonnablement.

Les technologies digitales ont créé toutes les occasions de te distraire et de t’écarter de ton travail. Néanmoins, en même temps, l’émergence de ces solutions numériques est en mesure de t’aider à rester focus, à arrêter de procrastiner et à améliorer ta productivité.

Au lieu de voir le digital comme ton ennemi, fais-en ton allié. Il peut te faciliter la vie et te faire gagner en performance. Parce que travailler toujours plus, limiter tes temps de pause et t’épuiser au travail sont des leurres. Pour réussir votre business, il te faut employer les bonnes solutions, que voici.

Gérer son temps pour devenir un entrepreneur productif

Pour stimuler ta productivité d’entrepreneur, il est avant tout nécessaire de mettre en place une bonne gestion de ton temps. En toute logique, tu es débordé par toutes les tâches et les missions que tu souhaites réaliser pour épanouir ton business.

Or pour atteindre tes objectifs en un temps contraint, pour aller plus vite, pour mieux maîtriser tes priorités, tu as besoin d’être plus productif. Les outils digitaux de gestion du temps sont alors des indispensables. Ils vont te permettre de respecter plus facilement tes deadlines et de voir le temps s’égrainer plus lentement. Pour reprendre le contrôle sur ton agenda, ces solutions vont t’aider à mieux gérer ton planning.

Marinara : Diminuer la procrastination

L’extension Chrome Marinara est inspirée de la méthode Pomodoro. Tu connais ? Elle consiste à travailler par intervalles de temps de 25 minutes, suivi de 5 minutes de pause. De cette façon, tu réalises tes diverses tâches plus rapidement et efficacement en évitant de procrastiner. L’assistant de gestion du temps Marinara simplifie la mise en œuvre de la technique avec un minuteur spécial.

M3 Journal : Atteindre tes objectifs

M3 Journal t’aide à mieux organiser ton quotidien en te focalisant sur tes défis à relever. Il va te soutenir pour combattre ta tendance à remettre les tâches à demain. Grâce à ce journal, tu deviendras un entrepreneur plus productif qui remplit ses objectifs en moins de trois mois.

Mixmax Calendar : Optimiser tes rendez-vous

Avec cette extension Chrome, tu synchronises ton agenda avec tes réunions via ton compte Gmail. Tes rendez-vous s’insèrent dans ton planning en fonction des disponibilités que tu as définies. Si on te propose un créneau horaire déjà pris, l’outil va proposer d’autres dates à ton destinataire. Avec lui, tu optimises ton planning et conclus plus rapidement des dates de rencontre.

Vyte : Gérer tes disponibilités

Avec l’outil Vyte, tu ne donnes plus tes créneaux horaires à tes interlocuteurs. Tu leur fournis un lien qui leur permet d’accéder à tes disponibilités en temps réel. Ainsi, tu ne te retrouves pas à avoir plusieurs contacts qui te valident en même temps la même date. C’est une solution indispensable à tous ceux qui ont des journées chargées en rendez-vous et cherchent à optimiser les dates, comme les agents immobiliers, les coiffeurs ou les consultants.

Prendre des notes pour travailler efficacement

Tu as sûrement besoin d’organiser tes idées, de te rappeler toutes les choses à faire et de fixer les informations dans ton cerveau. Pour y parvenir, la prise de notes avec liste de tâches est fondamentale à l’entrepreneur. L’idée majeure est surtout d’éviter de te disperser en ayant des petits bouts de papier et post-it à droite et à gauche.

Centraliser tes notes en les thématisant avec les outils de création de to-do-lists est facteur de rendement dans ton business. Si tu veux devenir plus productif et sortir des outils papier (carnets, agendas…), regarde les solutions en ligne existantes.

Evernote : Prendre des notes productivement

Véritable référence de la prise de notes, Evernote est une application gratuite que tu peux utiliser où que tu te trouves. Plus besoin de post-it grâce à cette merveille d’organisation de notes et de création de listes de tâches. Elle permet aussi de t’enregistrer et d’intégrer des visuels ainsi que de réaliser des partages.

One Note : Organiser des notes manuscrites

Si tu as du mal à te passer de la version manuscrite, l’outil One Note de la suite de Microsoft est fait pour toi. Il te permet d’écrire avec ton doigt ou un stylet tes notes que tu peux ensuite organiser comme bon te semble. C’est un bon compromis entre le post-it papier et le tout digital qui va t’aider à être plus prolifique.

Todoist : Gérer ta to-do list efficacement

Cette pépite des amoureux des listes de tâches est une application ultra efficace. Avec Todoist, tu réalises des to-do-lists incluant des tâches personnelles et collaboratives. Il est possible de choisir tes modèles gratuits de liste. Tu détermines des deadlines, gère tes priorités et organise tes relances. La solution te permet aussi d’évaluer ta productivité.

Wunderlist : Cocher les tâches réalisées au fur et à mesure

Si tu cherches une alternative convaincante qui se déploie en dossiers et sous-dossiers, Wonderlist est le site internet qu’il te faut. Il est surtout idéal à tous les adeptes des cases à cocher validant la réalisation d’une tâche. Et en plus, un délicat petit son vient te féliciter pour le travail accompli.

Gérer ses projets avec les bons outils digitaux

Grâce au digital, tu peux avoir un outil de gestion de projet qui va te permettre d’être plus productif. Idéales pour le travail en équipe comme pour la gestion de multiples projets, ces solutions digitales sont des must-have.

Tu vas alors arrêter de te perdre entre tes différents projets, communiquer de façon ultra fluide, te donner des délais réalistes, te fixer des priorités… Si tu veux être un entrepreneur bien organisé, ne fais pas l’impasse sur ce type d’application !

Slack : échanger sur un projet dans un espace dédié

Difficile d’échapper à cette messagerie instantanée gratuite qui te permet de créer des équipes par projet et d’y échanger toutes les informations nécessaires. Slack te permet de te créer un espace dédié à ton projet (channel), avec toutes les personnes impliquées. Tu vas pouvoir y transmettre tous les fichiers relatifs à la mission et connecter la plateforme à d’autres outils. Néanmoins, je trouve qu’il faut prêter attention à son usage, car il s’agit d’un « simple » fil de discussion où tout se mêle. Aussi, on peut très vite tout y inscrire : de simples bavardages sans intérêt aux informations qu’il conviendrait de conserver dans un document annexe spécifique.

Trello : gérer visuellement tous tes projets

Pour une bonne gestion de tes projets, Trello est l’outil incontournable que tu vas adorer. Il va t’aider avec ses tableaux intuitifs aussi bien seul ou en équipe. Il est parfait pour tous ceux qui apprécient particulièrement les solutions visuelles. Tu fais tes cartes, tu personnalises avec tes couleurs, tu y ajoutes des étiquettes, tu annotes… Tu vas pouvoir facilement partager tes tableaux et te fixer des échéances.

Things : Simplifier ta gestion de projets

Ce gestionnaire de tâches va t’épater par sa simplicité. Things t’offre un « Daily Review » pour que tu organises ton travail du jour. Il va t’aider à programmer tes prochaines tâches et à anticiper tes prochaines échéances. C’est une option qui t’évite de te perdre dans les détails en restant focus sur l’essentiel.

Todoed : Utiliser Chrome de façon productive

Si tu utilises Google Chrome, tu vas aimer cette extension ingénieuse très facile à utiliser. Elle te permet de créer des tâches de façon ultra simple. En effet, tu n’as qu’à sélectionner le contenu d’un email qui t’a été envoyé (avec, par exemple, « Peux-tu me remettre ton travail après-demain ») pour l’intégrer dans ta to-do-list. Il est aussi possible d’assigner à d’autres personnes des tâches.

Augmenter sa productivité sur le web en restant focus

Bien qu’internet puisse être un outil de travail ultra efficace et indispensable pour beaucoup d’entrepreneurs aujourd’hui, il est aussi une source de distraction. Il peut perdre du temps sans que tu ne t’en rendes réellement compte.

L’air de rien, tu cliques sur un lien pour vérifier une information et tu te retrouves un quart d’heure plus tard encore à te balader sur un nouveau site vraiment top, à partager des informations hyper intéressantes sur LindedIn ou à échanger avec de vieux potes sur Facebook. Aussi, il est indispensable de te doter de quelques outils pour t’aider à garder le contrôle et travailler plus vite.

Adblock : Stopper toutes les publicités

Installe une de ces extensions sur ton navigateur et fini les publicités. Adblock est une des solutions les plus intéressantes pour éviter d’être attiré par une annonce en ligne qui va te faire cliquer sur un autre site. Et, pour ne rien gâcher, ta navigation web sera plus rapide.

Google Drive Offline : Travailler hors connexion internet

Pour éviter de te laisser distraire par le web, tu peux le couper tout simplement. Avec ce plugin Chrome, tu auras toujours accès à ton Drive même sans connexion internet. Avec Google Drive Offline, tu n’as alors plus d’excuse pour t’éparpiller et ne pas travailler fructueusement !

Freedom : Bloquer les sites chronophages

Cette géniale application est un très bon outil pour rester focus sur ton travail et ne pas passer des heures sur certains sites web. Freedom est capable de bloquer l’accès aux sites de ton choix pendant le temps que tu vas déterminer et selon un intervalle spécifié. Pour faire simple, tu vas définir des sessions web programmées à l’avance sur des sites que tu juges chronophages. C’est vraiment très efficace pour éviter les tentations du web.

Forest : Déconnecter de ton smartphone

Le smartphone a pris une telle place dans nos vies qu’il est difficile de ne pas le regarder à chaque instant. Mais le temps que tu passes sur ton téléphone impacte sans doute ta productivité professionnelle. Il te distrait trop souvent en créant des micro-coupures dans ton travail. Avec Forest, tu vas programmer la possibilité d’utiliser ton mobile dans un délai donné. Durant cet intervalle, si tu ne touches pas ton smartphone, tu verras un arbre grandir. Sinon, ton arbre meurt !

L'intérêt des outils digitaux de la productivité

Optimiser la gestion des emails pour gagner du temps

Nous recevons de plus en plus d’emails dans nos différentes boîtes de réception. Qui n’a jamais passé plusieurs heures à trier ses mails et y répondre ? Aussi, leur bonne gestion peut te permettre de gagner un temps fou.

Pense à bien utiliser les fonctionnalités de tes messageries (redirections, réponses automatiques…) ainsi que des outils digitaux pour optimiser ta boîte mail. Ils sont en mesure de grandement t’aider à être un entrepreneur productif et performant.

Cleanfox : Supprimer les newsletters inutiles

Solution idéale pour optimiser tes abonnements aux newsletters, Cleanfox est un outil génial. Il va te désabonner en un clic de toutes les newsletters que tu ne lis pas, en les supprimant également de ta boîte de réception. De cette manière, tu ne perds plus ton temps à trier toutes les newsletters que tu reçois chaque jour et qui deviennent contre-productives.

Timyo : Annoter tes emails

Avec cette solution, tu vas mieux organiser tes courriels et gagner du temps. Timyo (pour Time is My Own) te permet d’ajouter des widgets à tes mails. Par exemple, tu peux indiquer que tu attends une réponse, une autre action ou une simple lecture. Tu as aussi la possibilité d’ajouter une deadline pour inciter à plus de rapidité et booster l’avancée de tes projets.

Streak : Tracker tes mails

Cette extension Chrome te permet d’ajouter des fonctionnalités à ta boîte Gmail pour devenir plus productif. Ainsi, tu as la possibilité d’intégrer un accusé de réception aux emails que tu envoies. Ceci te permet de tracker tes courriels très facilement pour savoir quand ils sont lus. De plus, cet outil te propose des planifications d’envois et des emails-types, à partir de la saisie d’un mot-clé.

Automatiser ses tâches sur les réseaux sociaux

Pour ton activité professionnelle, les réseaux sociaux sont des vecteurs de réseautage, de notoriété, prospection, de réputation… Aussi, ils sont vraiment indispensables pour développer ton business et te faire une place dans ton domaine d’activité.

Néanmoins, leur gestion demande beaucoup de temps et leur suivi peut t’en faire perdre beaucoup aussi. Pour éviter de déléguer, l’automatisation est la solution qu’il te faut, tant pour programmer tous tes posts à l’avance que pour gérer de nombreuses tâches.

IFTTT : Gérer tes réseaux sociaux et bien plus encore

La solution d’automatisation IFTTT permet de créer des liens entre de très nombreuses applications (plus de 600), y compris les réseaux sociaux. Avec cet outil gratuit, tu peux programmer la publication de flux rss sur ta page Facebook ou ton compte Twitter. Tu peux aussi prévoir des partages automatiques entre tes différents comptes sociaux. Il est aussi possible de remercier un nouvel abonné de façon automatique.

Zapier : Optimiser ta gestion de multiples applications

À l’instar d’IFTTT, Zapier est une solution d’automatisation freemium extrêmement utile connectant plus de 2000 applis. Les possibilités offertes sont en partie différentes de celles de son concurrent. J’utilise les deux pour exploiter au maximum leurs différentes options. Avec Zapier, tu peux automatiquement tweeter une publication de Facebook, partager une vidéo Youtube que tu as likée ou recevoir un email quand tu as une mention sur Twitter.

Later : Programmer Instagram

Pour utiliser Instagram tout en restant productif, mieux vaut planifier tes publications. Later est la plateforme gratuite la plus adaptée pour cela. À l’aide d’un calendrier, tu vas pouvoir programmer tes posts aux heures les plus adaptées à ton audience. Tu as aussi à disposition un outil d’édition de tes photos très pratique.

Buffer : Programmer tes posts sociaux

La solution de programmation de réseaux sociaux, Buffer, est l’une des meilleures applications freemium. Il est possible de gérer plusieurs réseaux sociaux (Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest et Instagram) et même plusieurs comptes par réseau avec une formule payante. Tu vas pouvoir y programmer la publication automatique de posts à des horaires définis d’avance.

Hootsuite : Anticiper tes publications sociales

Comparable à Buffer, Hootsuite est un autre outil d’automatisation pour l’ensemble de tes réseaux sociaux. Tu vas pouvoir gérer jusqu’à 3 profils sociaux parmi les plateformes Facebook (profil, page, groupe), Twitter, LinkedIn (profil, page, groupe), Instagram, Pinterest et YouTube. Cette solution est très simple à utiliser avec un suivi sur un calendrier de vos planifications.

Analyser le temps passé par tâche pour être productif

Lorsque les journées deviennent moins fertiles, il est difficile de comprendre où le temps se perd précisément. Si tu as tendance à perdre le fil de ton planning quotidien, tu apprécieras les outils permettant de savoir exactement ce que tu fais de ton temps.

Ce sont des solutions qui vont t’aider à minuter le temps que tu passes sur chaque projet ou chaque site web. Elles vont favoriser ta concentration et ta productivité pour plus d’efficacité tout au long de ta journée.

Toggl : Calculer le temps consacré à un projet

Cette solution te permet d’identifier le temps passé sur chaque projet que tu mets en place. Toggl est indispensable aux freelances et professions libérales qui facturent chaque client à l’heure. Mais cet outil aide bien davantage d’entrepreneurs à identifier les tâches les plus chronophages pour davantage rationaliser leur travail.

Harvest : Mesurer les contributions d’une équipe

À l’instar de Toggl, Harvest permet de calculer le temps passé par dossier. Mais il s’agit d’une technologie plus élaborée qui convient davantage au projet mené en équipe. Elle te va permettre de gérer efficacement les missions réalisées à plusieurs.

Rescue Time : Analyser le temps passé sur le web

Si tu es du genre à perdre ton temps sur le web, Rescue Time est la solution digitale qu’il te faut. Elle va mesurer le temps que tu passes sur les applications, les sites internet et les documents. Il te fait des comptes-rendus pour t’améliorer. Ainsi, tu disposes d’informations factuelles sur ce qui nuit à ta productivité en fonction de là où ton temps file.

Combien d’outils pour être productif ?

La liste de ces outils web est très longue, trop pour un individu. Il est bien évident que tous ne te sont pas utiles. En multipliant les solutions, telles de jolis gadgets, tu risques aussi de perdre du temps.

Aussi, veille à en faire une sélection rigoureuse et à les tester durant des périodes données. Certaines ne te seront d’aucune aide, d’autres t’aideront ponctuellement à avancer et un petit nombre te deviendra indispensable pour être l’entrepreneur productif que tu rêves d’être.

Catégories : business

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